Organizando uma Python Brasil#

Vamos criar um manual para você que deseja organizar uma Python Brasil tenha um norte. Leia com atenção cada passo:

Assim que você assumir essa responsabilidade, você precisa iniciar a organização do time que auxiliará a fazer o evento acontecer.

Leia com atenção os tópicos, estamos iniciando com a definição de times, mas logo abaixo existe um proposta de road-map,sugestão de como definir o evento, dicas e discussões comuns que acontecem durante a organização de uma Python Brasil.

Os principais papéis necessarios são:

Time de Captação Recursos#

O time de captação de recursos deve trabalhar na viabilização do evento, esse time deve trabalhar próximo ou compartilhar pessoas com o time de fiscal/financeiro, para que todos estejam sempre alinhados.

  • Desenvolver Plano de Patrocínio

  • Buscar Patrocínios

  • Buscar Parcerias:

    • hoteis, restaurantes

  • Organizar Ingressos (Lotes, Codigos Promocionais)

  • Sistema de Check-in/Reembolso

Time de Financeiro/Fiscal#

Aqui vem uma parte burocrática de manter sempre atualizado o fluxo de caixa e um relacionamento próximo com a associação python brasil(Apyb). Idealmente esse time deve ter uma proximidade também com o administrativo para que possam juntos trabalhar no custo previsto e total do evento.

  • Organizar Fluxo de caixa

  • Previsibilidade de Custo

  • Fazer os pedidos de nota

  • Fazer os pedidos de reembolso

  • Relacionamento com APyb

  • Criação e configuração do evento na ferramenta de ingressos (por padrão utilizamos o eventbrite)

Time de Marketing/Publicidade#

Time que deve trabalhar junto com todos os demais para que a identidade do visual seja integralmente unificada, lembrando que o simples é sempre o melhor em todas as situações, dentre as muitas atividades algumas são:

  • Personalização e implantação da identidade visual no Plano de Patrocínio.

  • Gerenciar as Redes sociais

  • Fazer as postagens

  • Desenvolver a Identidade visual do evento

    • criar moockups para site

    • criar moockups para redes (thumbs das redes sociais)

    • criar moockups para lonas

    • criar moockups para banners

    • criar moockups para paineis

    • criar moockups para adesivos

    • criar moockups para camisas

  • Relacionamento com comunidades

  • Fazer atendimento de respostas nos multiplos canais da python brasil

    • linkedin

    • instagram

    • twitter

    • facebook

    • telegram

    • solução de ingressos (auxiliar nas resposta de duvidas)

    • solução de palestras (auxiliar nas resposta de duvidas)

    • e-mail

Time de Infraestrutura#

Esse time vai ser fundamental próximo ao evento, e é muito importante que estejam proximos à cidade do evento para viabilizar melhor todas as situações, pessoas distantes da cidade sede podem ajudar, mas seriam melhor alocadas em outros times, dentre as responsabilidades do time:

  • Orçar e fechar o Local do evento

  • Orçar e fechar equipe de limpeza (caso não esteja inclusa na contratação do local principal)

  • Orçar e fechar Internet

  • Orçar e fechar Fotografia

  • Orçar e fechar equipe de som

  • Orçar e fechar equipe de filmagem

  • Orçar e fechar equipe de transmissão online (provavelmente será a mesma da de filmagem)

  • Orçar e fechar Tradução Simultanea

  • Orçar e fechar Comunicação no dia do evento

    • Radios ou um canal rapido de conversa para o operacional

  • Orçar e fechar time de Libras

  • Organizar transmissão

    • Chaves do youtube

    • links para as transmissões

    • programação de start e stop das trasnmissões

  • Buscar locais para realização dos tutoriais

  • Ser porta-voz dos translados e mobilidade dos keynotes

Time de Experiencia do evento#

O time de experiencia do usuario deve conseguir integrar as pessoas e mostrar o carinho que a cidade sede quer transmitir, tentando organizar atividades espaços e experiencias para as pessoas que vem ao evento.

  • Coffe Breack

    • organizar coffe vegano

    • organizar coffe vegetariano

    • organizar coffe onivaro

    • organizar coffe celiaco

  • Kit banheiro

  • Lighttalk

  • Guarda Volumes

  • Coworking

  • Sleep/Relax space

  • Guia da cidade

Time de Administração#

O time administrativo, deve conter principalmente pessoas de tomada de descisão, fazendo o papel de contratação orçamento e cuidado com fornecedores, são bem vindas pessoas com garagens grandes.

  • Orçamentos

  • Contratos

  • Imobilizado do evento:

    • cordinhas

    • crachas

    • camisas

    • brindes

Time Técnico#

O time tecnico é de longe talvez o que mais pessoas vão querer participar, pois é um evento de tecnologia. Esse time tem a responsabilidade de:

  • Criar o site do evento utilizando a URL que a Apyb disponibiliza (aquela 2022.pyhtonbrasil, 2023.pythonbrasil, etc) com base na identidade visual criada pelo time de design.

  • O site deve ser um html statico, pode ser usado algum framework para ajudar como: Pelican, Hugo, Jekyls… ou mesmo escrever diretamente o html e o css.

  • Manter o site atualizado com todas as informações que forem passadas ao público (keynotes, plano de patrocinio, disponibilização da grade de palestras, local do evento, etc)

  • Cuidar dos acessos (Autorizar acessos a arquivos, sistemas e repositórios)

  • Criar sistemas de notificação, criando formas de facilitar para que os participantes possam facilmente receber noticias do evento

    • Aplicativo

    • Canais em chats

    • Notificar atualizações do site

  • Criar integração com plataforma de ingressos e palestras.

    • links ou outras integrações

Time de Conteúdo#

Responsável por gerenciar a grade de atividades oficiais do evento como palestras, tutoriais, assembleias, keynotes.

  • Criação e configuração do evento na ferramenta de submissão de atividades (por padrão utilizamos a ferramenta pretalx)

  • Criação do formulário de submissão de atividades

  • Avaliação de atividades para definir quais entram na grade

  • Definição de estratégias de seleção de keynotes (votação garantia que ja não tenha sido, alem de estrategia de marketing encima do keynote)

Definição do evento#

Uma vez os times contruidos, é importante que as pessoas-chave da organização sentem e façam a definição do evento:

  • Quantas pessoas esperamos ?

  • Data do evento ?

  • Estrategia de comunicação…

  • Evento de Tecnologia?

  • Evento de Comunidade?

  • Evento Educacional?

Uma vez feito essas definições deve se fazer um orçamento base para o evento acontecer que consite em

  • Local do evento

    • Cuidado para sempre buscar locais ja com infraestrutura adequada tipo (cadeiras, salas divididas, sala principal que comporte todas as pessoas do evento, banheiro e acessibilidade) evite pegar espaços pra construir ou reformar, o custo é sempre muito alto

  • Coffe break

  • Audio visual:

    • Projetores

    • Microfones

Feito essa cotação inicial você deve ter material suficiente para fazer os planos de patrocinio, algo como 50%, 30%, 20%, 10% com base nos custos isso te dara o diamante, ouro, prata, bronze, apartir disso você pode criar outras cotas lembrando que esse calculo é uma sugestão tudo pode depender da realidade do momento.

A proposta de roadmap abaixo sugere que seja feito a identidade visual antes do plano, mas as atividades podem ser paralelizadas. Outra sugestão é sempre focar primeiro no plano depois na data e local, mas essas atividades podem ser invertidas para o bem de um plano mais assertivo.

Lembre-se o Plano de patrocinio não deve ser escrito em pedra, alterações podem e devem ser feitas rapidamente para se adaptar a situação socio-econômica da época.

Empresas são pessoas só que mais burocráticas, pedindo com jeitinho e educação tudo se resolve até mudança de cotas, evite rebaixar empresas sempre suba as cotas ou crie algo maior, mas nunca rebaixe.

Protótipo de roadmap#

Sugestão de trabalhos, as atividades e a ordem estão sempre em discussão e devem ser sempre atualizadas:

Atividades:

  • Definir calendario de reuniões (mensal, quinzenal, semanal)

  • Definir tamanho do evento:

    • Numero de trilhas

    • Numero de pessoas

    • Numero de tutoriais

    • Numero de locais (Muitas vezes não é possivel achar um espaço que contemple tutorias e palestras)

  • Definir Times

  • Definir Identidade Visual com principais elementos e ja com mockups.

    • Alguns mockups uteis:

      • Cracha

      • Camisa

      • Cordinhas

      • Sacolas

      • Apresentações

      • Templates para publicação

        • palestrantes

        • keynotes

        • patrocinios

        • avisos

  • Definir plano de patrocinio:

    • Beneficios disponiveis

      • fisicos

      • digitais

    • Cotas

    • Estrategia de comunicação (2023 foi adotado «evento educacional»)

  • Definir Data, local e grade temporária:

    • Grade temporária seria um planejamento de slots quantos keynotes, quantas palestras, horários, numeros de tutoriais, dias de sprint, dias de tutorial

    • o local para os tutorias devem incluir laboratorios de informatica.

    • o local para as palestras é necessário contemplar

      • Salas dividias para trilhas

      • Sala principal que comporte todo o público

      • Banheiros

      • Acessibilidade

      • Sala para organização/keynotes

      • Espaço para coffe break

  • Iniciar planilha de caixa

  • Iniciar orçamentos junto com captação de recursos.

  • Iniciar chamada de trabalhos (C4P)

  • Iniciar votação interna de keynotes

  • Viabilizar os translados e planejamento dos keynotes

  • Fazer ativações em eventos regionais.

Tenham sempre muito cuidado com paralelismo de atividades e concorrencia entre recursos, evitem sobrecarregar times especificos.

Dentre todas as atividades é uma boa pratica fazer atas das reuniões e manter tudo organizado nos repositorios que são disponibilizados para o evento.

Outras dicas:#

  • Concentre-se inicialmente em preparar e divulgar seu plano de patrocinio, tente definir rapidamente a identidade visual que será adotada, assim ja terá uma base para tudo, lembre-se que empresas tem uma agenda complexa de pedido de patrocinio.

  • Tente enviar o mais cedo possivel os planos para as empresas, e de muita atenção as mesmas.

  • Uma vez tendo viabilizado financeiramente, seu proximo foco deve ser as atividades e a grade, fazer o C4P e fazer as avaliações para poder divulgar e confirmar cedo as palestras do evento.

  • A grade do evento convida pessoas a vir, tente dar pelo menos 45 dias para as pessoas verem a grade e descidir se virão ou não, dependendo do local que o evento esta. Proximo aos extremos do pais, isso é muito importante.

  • Chegando proximo ao evento concentre-se nos beneficios dos patrocinadores e em produzir todos os beneficios fisicos, exitem beneficios que precisam de entorno de 30 dias de antecipação como estandes, camisas, copos, alguns mais rapidos são as impressões como crachá, adesivos.

  • O evento é muito importante para alunos de universidades, faculdades e escolas de ensino medio, busque encontrar acesso a essas pessoas e tente viabilizar a ida deles com apoio das escolas, caso o evento esteja financeiramente bom gaste tudo que puder para trazer novos integrantes para a comunidade sendo estudandes de escolas ou grupos subrepresentados, busque associaçoes regionais que possam lhe auxilar.

  • A experiencia do evento deve correr sempre em paralelo mas no estagio final do evento isso sera muito necessario para finalizar compras (kit de banheiros, presente para palestrantes, keynotes, instrutores) e a organização de atividades (pybar, algohave, django-girls…).

Tretas comuns#

Os organizadores, palestrantes, ministrantes de tutorial, pagam ingresso?#

Essa decisão é tomada pela organização. Dessa forma, todo ano é discutido esse tema para cada um desses grupos.

Levem em consideração os seguintes pontos:

  • Definam se organização paga ingresso e principalmente quem será considerado «organização». Uma opção é considerar que todas as pessoas que forem trabalhar no evento presencial não poderão aproveitá-lo, pois estarão ocupadas com as responsabilidades de org, então seria bom não pagarem.

  • Definam isso para palestrantes e ministrantes de tutoriais ANTES de abrir o Call For Papers para já deixar explicito na submissão.

  • Dependendo da situação econômica da região, do pais e da verba do evento, essa questão pode ser reconsiderada.

Deve-se deixar isso explicito a todos, pois o evento não tem orçamento proprio ele deve ser sempre autocontido mesmo as camisetas da organização saem do custo do evento.

Código de conduta (CDC)#

O Comitê de Código de Conduta é organizado e montado com ajuda da organização, mas é totalmente independente tendo poder até em cima da organização durante a realização do evento.

O CDC só cobre as atividades oficiais da Python Brasil (tutoriais, sprints, palestras, Django Girls), todos os demais eventos extraoficiais (Algorave, PyBar, Pós-Evento) pode causar situações para os próximos dias, mas o CDC não atua fora do evento (possíveis situações devem ser tratadas no evento).

A comunidade se posiciona sempre e ajuda em outras situações, mas a organização do evento não pode se comprometer com isso.

Importante destacar que é imprescindível, que toda a organização e comitê estejam a par do conteúdo do Código de Conduta.

Programas de apoio de custo e ingressos cortesia para grupos sub-representados#

Esse tipo de programa é sempre bem vindo, mas a organização deve sempre olhar para o financeiro e a viabilização do evento.

A organização estando definida e organizada, pode-se ir atrás desses grupos e viabilizar a vinda deles através de iniciativas dos próprios grupos com o apoio da organização (apoiar na divulgação, alcance e suporte para viabilizar a parceria).

A organização não deve se comprometer com a criação desses programas, pois é uma atividade da comunidade. A organização sempre é, e provavelmente sempre vai ser, sobrecarregada com outras atividades.

OBS: Cuidado para não abrir precedentes que possam exigir que toda a organização faça pois a comunidade gostou.