O processo de escolha#

O processo de escolha da sede da PythonBrasil segue um calendário que começa com a chamada de candidaturas, passa pela análise das propostas e culmina no anúncio do local.

Chamada de candidaturas#

Realizada pela diretoria da APyB, dá início ao processo de escolha com a publicação das datas e critérios relativos a escolha da nova sede da PythonBrasil.

Durante este período a diretoria da APyB define qual o grupo de pessoas será responsável pela análise das propostas.

Análise das propostas#

Ao final deste período inicia-se o processo de escolha propriamente dito com a análise das propostas enviadas. A análise se dará com base na apresentação de cada proposta e em sua respectiva planilha de estimativas.

Caso existam dúvidas, os responsáveis por cada uma das propostas serão contatados diretamente e o esclarecimento será anexado aos documentos enviados.

A definição da proposta vencedora se dará dentro do grupo.

Anúncio do local#

Com uma proposta vencedora, o local e (idealmente) a data serão anunciados para a comunidade.

Elaboração da proposta#

Objetivos do evento#

A PythonBrasil é o evento anual da comunidade Python brasileira e tem como objetivos:

  • Ser o encontro da comunidade brasileira de Python

  • Ser a porta de entrada nesta comunidade

  • Financiar ações da APyB

Qualquer proposta submetida deve endereçar este objetivos de maneira clara e objetiva para que seja avaliada durante o processo de escolha.

Nota

A escolha da sede é feita com dois anos de antecedência para otimizar o processo de organização.

Detalhamento dos números#

Seja muito criterioso no detalhamento de custos e de fornecedores relativos ao evento incluindo explicações onde os valores divirjam do praticado no mercado – ex.: Caso o evento não contemple custo de filmagem, descreva a razão pela qual isto ocorrerá.

Restrições às restrições#

Não serão aceitas propostas que imponham restrições a exposição de marcas de patrocinadores, cobrança de ingresso ou à venda de produtos dentro do local onde o evento estiver sendo realizado.

Escolha de datas#

A PythonBrasil ocorre no segundo semestre do ano. A definição da data do evento fica a critério do organizador, que deve considerar os seguintes fatores:

  • Feriados nacionais e locais

  • Datas religiosas

  • Conflito com outros eventos de TI

  • Conflito com outros eventos na cidade

  • Possibilidade de organização conjunta com eventos de Python em países vizinhos 1

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Nos últimos anos a PythonBrasil vem se beneficiando da organização conjunta do evento com a comunidade argentina. Esse trabalho permite trazer palestrantes internacionais que se apresentam nos dois países à um custo menor.

Considere, por exemplo, que a coincidência da PythonBrasil com um outro evento na mesma cidade pode siginificar uma redução significativa nas opções de hospedagem e de deslocamento – isto sem falar no custo para os membros da comunidade.

Exemplos e modelos#

Como exemplo deixamos um modelo de proposta de candidatura, bem como uma planilha – com dados falsos – para que você baseie sua proposta.

Caso queria, também temos uma planilha em branco, para ser preenchida: