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Organizando uma Python Brasil

A Python Brasil é o maior evento de Python na América Latina. Organizado anualmente pela Associação Python Brasil (APyB), o evento é itinerante e conta com equipes organizadoras diferentes a cada edição.

Este guia cobre todo o processo de organização, desde a formação da equipe até o pós-evento.

Visão geral

A organização de uma Python Brasil é um trabalho coletivo que envolve dezenas de pessoas distribuídas em diferentes times. A seguir, você encontrará os principais tópicos da organização:

Protótipo de roadmap

Sugestão de trabalhos, as atividades e a ordem estão sempre em discussão e devem ser sempre atualizadas:

Atividades:

  • Definir calendario de reuniões (mensal, quinzenal, semanal)
  • Definir tamanho do evento:
    • Numero de trilhas
    • Numero de pessoas
    • Numero de tutoriais
    • Numero de locais (Muitas vezes não é possivel achar um espaço que contemple tutorias e palestras)
  • Definir Times
  • Definir Identidade Visual com principais elementos e ja com mockups.
    • Alguns mockups uteis:
      • Cracha
      • Camisa
      • Cordinhas
      • Sacolas
      • Apresentações
      • Templates para publicação
        • palestrantes
        • keynotes
        • patrocinios
        • avisos
  • Definir plano de patrocinio:
    • Beneficios disponiveis
      • fisicos
      • digitais
    • Cotas
    • Estrategia de comunicação (2023 foi adotado "evento educacional")
  • Definir Data, local e grade temporária:
    • Grade temporária seria um planejamento de slots quantos keynotes, quantas palestras, horários, numeros de tutoriais, dias de sprint, dias de tutorial
    • o local para os tutorias devem incluir laboratorios de informatica.
    • o local para as palestras é necessário contemplar
      • Salas dividias para trilhas
      • Sala principal que comporte todo o público
      • Banheiros
      • Acessibilidade
      • Sala para organização/keynotes
      • Espaço para coffe break
  • Iniciar planilha de caixa
  • Iniciar orçamentos junto com captação de recursos.
  • Iniciar chamada de trabalhos (C4P)
  • Iniciar votação interna de keynotes
  • Viabilizar os translados e planejamento dos keynotes
  • Fazer ativações em eventos regionais.

Tenham sempre muito cuidado com paralelismo de atividades e concorrencia entre recursos, evitem sobrecarregar times especificos.

Dentre todas as atividades é uma boa pratica fazer atas das reuniões e manter tudo organizado nos repositorios que são disponibilizados para o evento.

Outras dicas

  • Concentre-se inicialmente em preparar e divulgar seu plano de patrocinio, tente definir rapidamente a identidade visual que será adotada, assim ja terá uma base para tudo, lembre-se que empresas tem uma agenda complexa de pedido de patrocinio.

  • Tente enviar o mais cedo possivel os planos para as empresas, e de muita atenção as mesmas.

  • Uma vez tendo viabilizado financeiramente, seu proximo foco deve ser as atividades e a grade, fazer o C4P e fazer as avaliações para poder divulgar e confirmar cedo as palestras do evento.

  • A grade do evento convida pessoas a vir, tente dar pelo menos 45 dias para as pessoas verem a grade e descidir se virão ou não, dependendo do local que o evento esta. Proximo aos extremos do pais, isso é muito importante.

  • Chegando proximo ao evento concentre-se nos beneficios dos patrocinadores e em produzir todos os beneficios fisicos, exitem beneficios que precisam de entorno de 30 dias de antecipação como estandes, camisas, copos, alguns mais rapidos são as impressões como crachá, adesivos.

  • O evento é muito importante para alunos de universidades, faculdades e escolas de ensino medio, busque encontrar acesso a essas pessoas e tente viabilizar a ida deles com apoio das escolas, caso o evento esteja financeiramente bom gaste tudo que puder para trazer novos integrantes para a comunidade sendo estudandes de escolas ou grupos subrepresentados, busque associaçoes regionais que possam lhe auxilar.

  • A experiencia do evento deve correr sempre em paralelo mas no estagio final do evento isso sera muito necessario para finalizar compras (kit de banheiros, presente para palestrantes, keynotes, instrutores) e a organização de atividades (pybar, algohave, django-girls...).

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