Financeiro e Patrocínio¶

Orçamento base¶

Itens que compõem o orçamento:

Local do evento
Preferência por locais gratuitos (por exemplo, universidades), com infraestrutura adequada (cadeiras, salas divididas, sala principal que comporte todas as pessoas do evento, banheiro e acessibilidade)
Coffee break
Audio visual:
Projetores
Microfones
Kit do participante

Plano de patrocínio¶

Elabore um documento com o contexto do evento, com fotos e dados de edições anteriores, e contrapartidas que façam sentido para as empresas. O plano de patrocínio não deve ser escrito em pedra, alterações podem e devem ser feitas rapidamente para se adaptar a situação socio-econômica da época.

Gestão financeira¶

Conta separada: use a conta bancária da APyB para receber todo o dinheiro do evento
Planilha de fluxo de caixa: acompanhe entradas e saídas em tempo real
Notas fiscais: emita NF para cada despesa (exigência para prestação de contas)
Prestação de contas: ao final do evento, divulgue um relatório financeiro transparente

Dicas financeiras¶

Concentre-se inicialmente em preparar e divulgar seu plano de patrocínio, tente definir rapidamente a identidade visual que será adotada, assim já terá uma base para tudo. Lembre-se que empresas têm uma agenda complexa de pedido de patrocínio.
Tente enviar o mais cedo possível os planos para as empresas, e dê muita atenção às mesmas.
Uma vez tendo viabilizado financeiramente, seu próximo foco deve ser as atividades e a grade, fazer o C4P e fazer as avaliações para poder divulgar e confirmar cedo as palestras do evento.
Chegando próximo ao evento concentre-se nos benefícios dos patrocinadores e em produzir todos os benefícios físicos. Existem benefícios que precisam de 30 dias de antecipação como estandes, camisas, copos, e alguns mais rápidos como impressões de crachá e adesivos.

Estratégias de receita¶

1. Ingressos¶

Tenha faixas de ingressos de acordo com os participantes, como meia-entrada para estudantes e ingressos empresariais.

Dica: ofereça também ingressos solidários (pessoa paga extra para subsidiar outra)

2. Patrocínio¶

Espace as cotas de patrocínio para que se adequem à vários tamanhos de empresas. Empresas maiores conseguem arcar com mais verba, mas também é interessante ter cotas menores para empresas locais.

Dica regional: adapte os valores à realidade econômica da região. No Norte/Nordeste, os valores podem ser menores; em SP/RJ, maiores.

3. Parcerias locais¶

Hotéis: desconto para participantes em troca de divulgação
Restaurantes: cupons de desconto ou cardápio especial
Transporte: parcerias com empresas de ônibus/avião para descontos
Universidades: uso de espaço em troca de visibilidade