Times e Organização¶
Assim que você assumir a responsabilidade de organizar uma Python Brasil, você precisa iniciar a organização do time que auxiliará a fazer o evento acontecer.
Os principais papéis necessários são:
Time de Captação de Recursos¶
O time de captação de recursos deve trabalhar na viabilização do evento, esse time deve trabalhar próximo ou compartilhar pessoas com o time de fiscal/financeiro, para que todos estejam sempre alinhados.
- Desenvolver Plano de Patrocínio
- Buscar Patrocínios
- Buscar Parcerias:
- hotéis, restaurantes
- Organizar Ingressos (Lotes, Códigos Promocionais)
- Sistema de Check-in/Reembolso
Time de Financeiro/Fiscal¶
Aqui vem uma parte burocrática de manter sempre atualizado o fluxo de caixa e um relacionamento próximo com a Associação Python Brasil (APyB). Idealmente esse time deve ter uma proximidade também com o administrativo para que possam juntos trabalhar no custo previsto e total do evento.
- Organizar Fluxo de caixa
- Previsibilidade de Custo
- Fazer os pedidos de nota
- Fazer os pedidos de reembolso
- Relacionamento com APyB
- Criação e configuração do evento na ferramenta de ingressos (por padrão utilizamos o Eventbrite)
Time de Marketing/Publicidade¶
Time que deve trabalhar junto com todos os demais para que a identidade do visual seja integralmente unificada, lembrando que o simples é sempre o melhor em todas as situações, dentre as muitas atividades algumas são:
- Personalização e implantação da identidade visual no Plano de Patrocínio.
- Gerenciar as Redes sociais
- Fazer as postagens
- Desenvolver a Identidade visual do evento
- criar mockups para site
- criar mockups para redes (thumbs das redes sociais)
- criar mockups para lonas
- criar mockups para banners
- criar mockups para paineis
- criar mockups para adesivos
- criar mockups para camisas
- Relacionamento com comunidades
- Fazer atendimento de respostas nos múltiplos canais da Python Brasil
- Telegram
- solução de ingressos (auxiliar nas resposta de dúvidas)
- solução de palestras (auxiliar nas resposta de dúvidas)
Time de Infraestrutura¶
Esse time vai ser fundamental próximo ao evento, e é muito importante que estejam próximos à cidade do evento para viabilizar melhor todas as situações, pessoas distantes da cidade sede podem ajudar, mas seriam melhor alocadas em outros times, dentre as responsabilidades do time:
- Orçar e fechar o Local do evento
- Orçar e fechar equipe de limpeza (caso não esteja inclusa na contratação do local principal)
- Orçar e fechar Internet
- Orçar e fechar Fotografia
- Orçar e fechar equipe de som
- Orçar e fechar equipe de filmagem
- Orçar e fechar equipe de transmissão online (provavelmente será a mesma da de filmagem)
- Orçar e fechar Tradução Simultânea
- Orçar e fechar Comunicação no dia do evento
- Rádios ou um canal rápido de conversa para o operacional
- Orçar e fechar time de Libras
- Organizar transmissão
- Chaves do youtube
- links para as transmissões
- programação de start e stop das transmissões
- Buscar locais para realização dos tutoriais
- Ser porta-voz dos translados e mobilidade dos keynotes
Time de Experiência do evento¶
O time de experiência do usuário deve conseguir integrar as pessoas e mostrar o carinho que a cidade sede quer transmitir, tentando organizar atividades, espaços e experiências para as pessoas que vêm ao evento.
- Coffee Break
- organizar coffee vegano
- organizar coffee vegetariano
- organizar coffee omnívoro
- organizar coffee celíaco
- Kit banheiro
- Lightning Talks
- Guarda Volumes
- Coworking
- Sleep/Relax space
- Guia da cidade
Time de Administração¶
O time administrativo, deve conter principalmente pessoas de tomada de decisão, fazendo o papel de contratação orçamento e cuidado com fornecedores, são bem vindas pessoas com garagens grandes.
- Orçamentos
- Contratos
- Imobilizado do evento:
- cordinhas
- crachás
- camisas
- brindes
Time Técnico¶
O time técnico é o que mais pessoas vão querer participar, pois é um evento de tecnologia. Esse time tem a responsabilidade de:
- Criar o site do evento utilizando a URL que a APyB disponibiliza (aquela 2022.pythonbrasil, 2023.pythonbrasil, etc) com base na identidade visual criada pelo time de design.
- O site deve ser um HTML estático, pode ser usado algum framework para ajudar como: Pelican, Hugo, Jekyll... ou mesmo escrever diretamente o HTML e o CSS.
- Manter o site atualizado com todas as informações que forem passadas ao público (keynotes, plano de patrocínio, disponibilização da grade de palestras, local do evento, etc)
- Cuidar dos acessos (Autorizar acessos a arquivos, sistemas e repositórios)
- Criar sistemas de notificação, criando formas de facilitar para que os participantes possam facilmente receber notícias do evento
- Aplicativo
- Canais em chats
- Notificar atualizações do site
- Criar integração com plataforma de ingressos e palestras.
- links ou outras integrações
Time de Conteúdo¶
Responsável por gerenciar a grade de atividades oficiais do evento como palestras, tutoriais, assembleias, keynotes.
- Criação e configuração do evento na ferramenta de submissão de atividades (por padrão utilizamos a ferramenta Pretalx)
- Criação do formulário de submissão de atividades
- Avaliação de atividades para definir quais entram na grade
- Definição de estratégias de seleção de keynotes (votação garantia que já não tenha sido, além de estratégia de marketing em cima do keynote)