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Processo e Governança

Definição do evento

Uma vez os times construídos, é importante que as pessoas-chave da organização sentem e façam a definição do evento:

  • Quantas pessoas esperamos?
  • Data do evento?
  • Estratégia de comunicação...
  • Evento de Tecnologia?
  • Evento de Comunidade?
  • Evento Educacional?

Uma vez feito essas definições deve se fazer um orçamento base para o evento acontecer que consiste em:

  • Local do evento
    • Cuidado para sempre buscar locais já com infraestrutura adequada tipo (cadeiras, salas divididas, sala principal que comporte todas as pessoas do evento, banheiro e acessibilidade) evite pegar espaços pra construir ou reformar, o custo é sempre muito alto
  • Coffee break
  • Audio visual:
    • Projetores
    • Microfones

Feito essa cotação inicial você deve ter material suficiente para fazer os planos de patrocínio, algo como 50%, 30%, 20%, 10% com base nos custos isso te dará o diamante, ouro, prata, bronze, a partir disso você pode criar outras cotas lembrando que esse cálculo é uma sugestão tudo pode depender da realidade do momento.

A proposta de roadmap sugere que seja feita a identidade visual antes do plano, mas as atividades podem ser paralelizadas. Outra sugestão é sempre focar primeiro no plano depois na data e local, mas essas atividades podem ser invertidas para o bem de um plano mais assertivo.

Lembre-se o Plano de patrocínio não deve ser escrito em pedra, alterações podem e devem ser feitas rapidamente para se adaptar a situação socio-econômica da época.

Empresas são pessoas só que mais burocráticas, pedindo com jeitinho e educação tudo se resolve até mudança de cotas, evite rebaixar empresas sempre suba as cotas ou crie algo maior, mas nunca rebaixe.

Processo de candidatura

A escolha da sede da Python Brasil segue um processo formal de candidatura coordenado pela APyB. Detalhes completos estão no guia de proposta de candidatura.

É comum (apesar de não obrigatório) que a Assembleia Geral da APyB ocorra presencialmente durante a Python Brasil. A convocação de Assembleias possui regras definidas no Estatuto da Associação para que tenham validade legal. Fiquem atentos, especialmente em relação a prazos de divulgação às pessoas associadas para evitar problemas que impeçam sua realização.

Tretas comuns

Os organizadores, palestrantes, ministrantes de tutorial, pagam ingresso?

Essa decisão é tomada pela organização. Dessa forma, todo ano é discutido esse tema para cada um desses grupos.

Levem em consideração os seguintes pontos:

  • Definam se organização paga ingresso e principalmente quem será considerado "organização". Uma opção é considerar que todas as pessoas que forem trabalhar no evento presencial não poderão aproveitá-lo, pois estarão ocupadas com as responsabilidades de org, então seria bom não pagarem.
  • Definam isso para palestrantes e ministrantes de tutoriais ANTES de abrir o Call For Papers para já deixar explicito na submissão.
  • Dependendo da situação econômica da região, do pais e da verba do evento, essa questão pode ser reconsiderada.

Deve-se deixar isso explicito a todos, pois o evento não tem orçamento proprio ele deve ser sempre autocontido mesmo as camisetas da organização saem do custo do evento.

Código de conduta (CDC)

O Comitê de Código de Conduta é organizado e montado com ajuda da organização, mas é totalmente independente tendo poder até em cima da organização durante a realização do evento.

O CDC só cobre as atividades oficiais da Python Brasil (tutoriais, sprints, palestras, Django Girls), todos os demais eventos extraoficiais (Algorave, PyBar, Pós-Evento) pode causar situações para os próximos dias, mas o CDC não atua fora do evento (possíveis situações devem ser tratadas no evento).

A comunidade se posiciona sempre e ajuda em outras situações, mas a organização do evento não pode se comprometer com isso.

Importante destacar que é imprescindível, que toda a organização e comitê estejam a par do conteúdo do Código de Conduta.

Programas de apoio de custo e ingressos cortesia para grupos sub-representados

Esse tipo de programa é sempre bem vindo, mas a organização deve sempre olhar para o financeiro e a viabilização do evento.

A organização estando definida e organizada, pode-se ir atrás desses grupos e viabilizar a vinda deles através de iniciativas dos próprios grupos com o apoio da organização (apoiar na divulgação, alcance e suporte para viabilizar a parceria).

A organização não deve se comprometer com a criação desses programas, pois é uma atividade da comunidade. A organização sempre é, e provavelmente sempre vai ser, sobrecarregada com outras atividades.

OBS: Cuidado para não abrir precedentes que possam exigir que toda a organização faça pois a comunidade gostou.