Times e Organização¶

A estrutura de times para eventos regionais é similar à Python Brasil, mas com equipes menores e funções acumuladas.

Times essenciais¶

Para um evento regional, você precisa de 5-13 pessoas distribuídas nos seguintes times:

Coordenação Geral (1-3 pessoas)¶

Visão geral do evento
Tomada de decisões estratégicas
Relacionamento com APyB e patrocinadores principais
Dica: escolha pessoas com experiência prévia em organização de eventos

Conteúdo (1-3 pessoas)¶

Call for Papers (submissão de palestras)
Avaliação e seleção de talks
Definição da grade* e horários
Keynotes* (palestrantes convidados)
Dica regional: convide palestrantes da própria região para reduzir custos de deslocamento

*Relembrando que os eventos da comunidade Python sempre prezam pela diversidade de palestrantes, seja em gênero, raça/etnia, orientação sexual, pessoas com deficiência.

Captação de Recursos (2-3 pessoas)¶

Plano de patrocínio adaptado à realidade regional
Contato com empresas locais e regionais
Negociação de cotas e benefícios
Dica regional: foque em empresas da região, que querem visibilidade local

Comunicação e Marketing (1-3 pessoas)¶

Identidade visual do evento
- Dependendo do evento já foi definida a identidade visual e o mascote, conversar com as pessoas Kahunas anteriores sobre isso
Redes sociais e divulgação
- Pegar com as pessoas Kahunas anteriores os perfis já criados para centralização e continuidade
Site do evento
- A APyB fornece o domínio para o site do evento, converse com a diretoria sobre isso
Relacionamento com a comunidade
Divulgação em encontros, eventos e eventos regionais
Dica regional: use a cultura e identidade regional na comunicação

Logística e Infraestrutura (1-3 pessoas)¶

Local do evento
- Ver página "Processo e Governança" para a estimativa de pessoas na decisão do local, para ver se comporta
Banners, backdrops (quando necessário)
Audiovisual (som, projeção, gravação)
Coffee break
Impressos indicando para os participantes o local das palestras, tutoriais e sprints
Credenciamento e suporte no dia
Dica regional: priorize pessoas da cidade-sede para facilitar logística

Experiência do Participante (1-3 pessoas)¶

Acessibilidade (Libras, rampas, banheiros)
Incentivar os participantes a levar o Pyssaporte para ganhar o carimbo
- Organização do evento: falar com @pyssaporte sobre a confecção do carimbo
Kit do participante (camisa, crachá, brindes)
Brinde para Keynotes
Sorteios durante o evento, caso algum patrocinador forneça
Atividades de networking
Dica regional: inclua elementos culturais da região (comida típica, música local)

Equipe Código de Conduta (CDC) (1-3 pessoas)¶

Pessoas que não são necessariamente da organização (podem ser participantes) para lidar com queixas que podem surgir durante o evento
Se possível, a equipe CDC ter uma camiseta de cor diferente de todos os outros

*De qualquer forma é importante todas as pessoas da organização lerem o documento do CDC e saber como lidar em ocorrências

Funções acumuladas comuns¶

Em eventos regionais, é comum uma pessoa acumular funções:

Coordenação + Conteúdo
Captação + Financeiro
Comunicação + Site
Logística + Experiência

Equipe mínima viável¶

Se não conseguir 10 pessoas, o mínimo é:

3 pessoas para coordenação, conteúdo e logística
5 pessoas é o ideal para começar
10+ pessoas para um evento confortável