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Financeiro e Patrocínio

Orçamento base

Uma vez definidos o tamanho e a data do evento, deve se fazer um orçamento base para o evento acontecer que consiste em:

  • Local do evento
    • Cuidado para sempre buscar locais já com infraestrutura adequada tipo (cadeiras, salas divididas, sala principal que comporte todas as pessoas do evento, banheiro e acessibilidade). Evite pegar espaços pra construir ou reformar, o custo é sempre muito alto
  • Coffee break
  • Audio visual:
    • Projetores
    • Microfones

Plano de patrocínio

Feita essa cotação inicial você deve ter material suficiente para fazer os planos de patrocínio, algo como 50%, 30%, 20%, 10% com base nos custos isso te dará o diamante, ouro, prata, bronze, a partir disso você pode criar outras cotas lembrando que esse cálculo é uma sugestão, tudo pode depender da realidade do momento.

Lembre-se o Plano de patrocínio não deve ser escrito em pedra, alterações podem e devem ser feitas rapidamente para se adaptar a situação socio-econômica da época.

Empresas são pessoas só que mais burocráticas, pedindo com jeitinho e educação tudo se resolve até mudança de cotas, evite rebaixar empresas, sempre suba as cotas ou crie algo maior, mas nunca rebaixe.

Gestão financeira

  • Relacionamento com a APyB: a Associação Python Brasil apoia a organização e pode auxiliar com o CNPJ para contratos
  • Fluxo de caixa: mantenha sempre atualizado com o time de Financeiro/Fiscal
  • Prestação de contas: ao final do evento, divulgue um relatório financeiro transparente
  • Notas fiscais: emita NF para cada despesa (exigência para prestação de contas)

Dicas financeiras

  • Concentre-se inicialmente em preparar e divulgar seu plano de patrocínio, tente definir rapidamente a identidade visual que será adotada, assim já terá uma base para tudo, lembre-se que empresas têm uma agenda complexa de pedido de patrocínio.

  • Tente enviar o mais cedo possível os planos para as empresas, e dê muita atenção às mesmas.

  • Uma vez tendo viabilizado financeiramente, seu próximo foco deve ser as atividades e a grade, fazer o C4P e fazer as avaliações para poder divulgar e confirmar cedo as palestras do evento.

  • Chegando próximo ao evento concentre-se nos benefícios dos patrocinadores e em produzir todos os benefícios físicos. Existem benefícios que precisam de entorno de 30 dias de antecipação como estandes, camisas, copos, alguns mais rápidos são as impressões como crachá, adesivos.