Orientações Gerais

Primeiros Passos para Iniciar o Evento

• Definir a equipe organizadora
• Solicitar apoio da APyB preenchendo o formulário
• Definir a data (preferencialmente em fim de semana com emenda de feriado, para facilitar o translado dos participantes)
• Escolher o local do evento principal (palestras)
  • Obs: os locais para tutoriais e sprints não precisam ser necessariamente o mesmo das palestras e podem ser vistos depois
• Criar Plano de Patrocínio, também chamado de Media Kit
• Divulgar o Plano de Patrocínio para empresas com potencial de patrocínio
• Reuniões periódicas (online ou presencialmente). Sugestão de periodicidade:
  • Faltando 12 a 8 meses: mensalmente
  • Faltando 7 a 4 meses: quinzenalmente
  • Faltando 3 meses até o evento: semanalmente

Código de conduta (CDC)

O Comitê de Código de Conduta é organizado e montado com ajuda da organização, mas é totalmente independente tendo poder até em cima da organização durante a realização do evento.

O CDC só cobre as atividades oficiais do eventos (tutoriais, palestras e sprints). Os eventos extraoficiais (Algorave, PyBar, Pós-Evento) podem causar situações para os próximos dias, mas o CDC não atua fora do evento (possíveis situações devem ser tratadas no evento).

A comunidade se posiciona sempre e ajuda em outras situações, mas a organização do evento não pode se comprometer com isso.

Importante destacar que é imprescindível, que toda a organização e comitê estejam a par do conteúdo do Código de Conduta.

Participação da APyB

• Ter um stand (ou mesa) para a APyB divulgar a associação e conseguir novos associados
• Nos slides da organização do evento, salientar a importância da APyB para realizar os eventos da comunidade Python e incentivar as pessoas a se associarem
• Reservar 5min em horário nobre (antes do primeiro Keynote ou durante a abertura) para a APyB se apresentar

Sugestões (baseado em experiências prévias)

Local do Evento

• Palestras
  • Se o local for pago (hotel, centro de conferências), verificar se há venda casada, pois alguns locais não deixam utilizar fornecedores externos
  • Normalmente há pelo menos 2 trilhas de palestras, então procure locais que comporte isso
  • Prezar por locais com accessibilidade (rampas e/ou elevadores)
  • Caso haja a necessidade do Espaço Infantil/Espaço Kids, pensar onde ele será feito
  • Separar um espaço para as mesas das comunidades, onde o fluxo de pessoas e o barulho não atrapalhe as palestras
• Tutoriais
  • Não precisa ser no mesmo local das palestras, podendo ser feito em uma universidade ou outro local com estrutura similar
  • Preferência para laboratórios de computadores, para os participantes que não possuem notebooks possam participar
• Sprints
  • Local pode ser mais informal (escritório de um patrocinador, cafeterias, etc) e menor, pois não há tanta participação quanto nos outros dias
  • Priorizar internet disponível e tomadas para os participantes

Preparando o local do evento

• Tenha placas para indicar o nome de cada sala/auditório, isso facilita para os participantes se localizarem
• Dependendo do local, também é interessante colocar setas pelo caminho indicando onde é o evento
• Caso alguém da organização se disponibilize a levar, ter uma impressora à disposição ajuda a criar cartazes que sejam necessários de última hora
• Orientações voltada às pessoas com neurodivergência:
  • Pessoas neurodivergentes são aquelas que apresentam formas de funcionamento neurológico diferentes do padrão considerado típico, como pessoas autistas, com TDAH, dislexia, entre outras. Algumas podem ter maior sensibilidade a sons, luzes, cheiros, movimentação ou excesso de estímulos. Para tornar o espaço mais confortável e acessível:
    • Sala de descompressão: se possível, disponibilize um espaço tranquilo, com pouca luz e pouco ruído, para quem precisar se afastar dos estímulos.
    • Controle de ruídos: evite aparelhos sonoros em volume muito alto e, quando possível, avise previamente sobre momentos de música, microfone ou outros sons intensos.
    • Iluminação: prefira iluminação confortável e evite luzes piscantes ou efeitos estroboscópicos.
    • Informações claras: disponibilize antecipadamente informações sobre o local, programação, duração das atividades e possíveis estímulos sensoriais.
    • Flexibilidade: permita que a pessoa se retire temporariamente da atividade, use fones abafadores ou escolha um local mais tranquilo sem constrangimento.
    • Equipe preparada: oriente os organizadores e voluntários para que saibam acolher diferentes necessidades e evitem julgamentos sobre comportamentos individuais.
    • Respeito às diferenças: nem toda pessoa neurodivergente terá as mesmas necessidades. Sempre que possível, pergunte à pessoa como tornar sua participação mais confortável.

Site

• Utilize os widgets do Pretalx para embutir a programação no site, assim caso haja modificações na grade não é necessário alterar em dois locais separados
• O site será acessado majoritariamente pelo celular durante o evento, ter um layout responsivo é indispensável

Credenciamento

• O pico de participantes costuma ser no primeiro dia do evento principal. Evite filas se preparando com antecedência:
  • Tenha diversos computadores com acesso ao sistema de ingressos e tenha voluntários em quantidade suficiente para operá-los
  • Os kits dos participantes devem ser organizados com antecedência, para evitar atrasos na abertura do evento

Coffee-break

• Café: tenha sempre e em grandes quantidades
• Recomenda-se que sejam feitas postagens nas redes sociais do evento incentivando cada participante a levar uma caneca própria para evitar o uso de descartáveis
• Perguntar no formulário de inscrição se os participantes têm restrições alimentares
• Sempre tenha itens veganos: salgados e doces
• Se possível, tenha itens diet para diabéticos
• Salgados fritos funcionam melhor à tarde
• Salgados assados funcionam em qualquer horário
• Pão de queijo costuma ter boa saída e ótimo custo benefício
• Bolos não costumam ter boa saída
• Docinhos como brigadeiro e beijinho costumam ter melhor aceitação
• Caso precise de refrigeração, veja se o local possui e fornece ou se precisará levar bolsas térmicas/gelos
• Planilha de estimativa
  • Crie uma planilha modularizada, com os possíveis itens a serem comprados e em cada dia, especificando o fornecedor, o valor de cada item, a quantidade estimada que cada participante consome, atrelando a uma quantidade estimada de participantes total por dia.
  • Varie o tipo dos salgados e doces por período e dia, se possível, para não ficar repetitivo e enjoativo
  • A quantidade de pessoas veganas pode ser estimada por uma porcentagem do total de participantes no dia, entre 10 e 15% é uma estimativa que funciona bem pelo histórico
    • Pessoas com alergias e restrições alimentares também costumam se beneficiar dos itens veganos, por isso esta porcentagem acima
• Se for o Caipyra, é altamente recomendado que se tenha paçoquinha e quentão, pois está na divulgação do evento

Kit do participante

• Camisetas
  • É interessante utilizar uma cor para os participantes, outra cor que dê destaque para a organização e uma distinta para a equipe de resposta do CDC. Sugere-se usar cor branca no silk das camisetas para que seja criada uma única tela de silkagem, mudando apenas a cor da camiseta
  • Colocar o logo dos patrocinadores na camiseta é uma contrapartida complexa, dado que nem sempre os contratos de patrocínio são fechados antes da confecção das camisetas, patrocinadores atrasam o envio da logo vetorizada, e outros imprevistos podem acontecer
• Crachás
  • Para otimizar o fluxo no credenciamento, sugere-se que os crachás possuam um campo em branco para que cada participante escreva seu nome e pronome, além de deixar a cargo dos participantes a inserção do barbante ou o que for segurar o crachá no pescoço
  • Caso a verba permita, tenha adesivos para colar nos crachás para indicar:
    • Pronomes, por exemplo:
      • Ela/Dela
      • Elu/Delu
      • Ile/Dile
      • Ele/Dele
    • O quanto a pessoa está apta para conversas, por exemplo:
      • Pode chegar!
      • Prefiro ficar na minha
      • Prefiro tomar a iniciativa
      • ...
    • Palestrante
    • Primeiro evento
• Caso o kit tenham muitos itens (caneca, adesivos, material de divulgação de empresas, etc), pode ser útil ter uma sacola. As de TNT costumam ser mais em conta que as ecobags de tecido, porém são menos duráveis

Espaço Infantil/Espaço Kids

• Se houver verba, veja a necessidade de um espaço infantil para os pais poderem participar do evento tranquilamente, com uma equipe treinada para oferecer recreação para as crianças. Este espaço infantil deve oferecer atividades seguras, variadas e adequadas a diferentes idades, incentivando a criatividade, a interação e a autonomia das crianças. Exemplo de atividades:
  • Jogos colaborativos: disponibilize brincadeiras em grupo que estimulem cooperação, como jogos de tabuleiro, quebra-cabeças e desafios coletivos.
  • Atividades artísticas: ofereça materiais para desenho, pintura, colagem e criação de trabalhos manuais.
  • Brinquedos variados: disponibilize brinquedos de montar, blocos, jogos de encaixe e outros que estimulem a criatividade.
  • Espaço para leitura: se possível, tenha livros infantis e um cantinho confortável para leitura e contação de histórias.
  • Brincadeiras livres: reserve um espaço onde as crianças possam brincar livremente, respeitando seus próprios interesses.
  • Atividades com movimento: inclua brincadeiras que envolvam movimento corporal, desde que o espaço seja adequado e seguro.
  • Materiais adequados: utilize materiais atóxicos, seguros e apropriados para a faixa etária.
• Organização do espaço: mantenha os materiais identificados e de fácil acesso, com áreas bem delimitadas para diferentes atividades.
• Monitores: tenha adultos responsáveis pela supervisão e orientação das atividades, sem interferir excessivamente na brincadeira.
• Inclusão: procure oferecer atividades com diferentes níveis de dificuldade, permitindo que crianças com diferentes habilidades possam participar.
• Segurança: mantenha objetos pequenos, materiais cortantes e outros itens potencialmente perigosos fora do alcance das crianças menores.

Ingressos para organização/palestrantes

Quem paga ingresso é uma decisão que deve ser tomada pela organização. Dessa forma, todo ano é discutido esse tema para cada um desses grupos.

Levem em consideração os seguintes pontos:

• Definam se organização paga ingresso e principalmente quem será considerado "organização". Uma opção é considerar que todas as pessoas que forem trabalhar no evento presencial não poderão aproveitá-lo, pois estarão ocupadas com as responsabilidades de org, então seria bom não pagarem.
• Definam isso para palestrantes e ministrantes de tutoriais ANTES de abrir o Call For Papers para já deixar explicito na submissão.
• Dependendo da situação econômica da região, do país e da verba do evento, essa questão pode ser reconsiderada.

Programas de apoio de custo e ingressos cortesia para grupos sub-representados

Esse tipo de programa é sempre bem vindo, mas a organização deve sempre olhar para o financeiro e a viabilização do evento.

A organização estando definida e organizada, pode-se ir atrás desses grupos e viabilizar a vinda deles através de iniciativas dos próprios grupos com o apoio da organização (apoiar na divulgação, alcance e suporte para viabilizar a parceria).

A organização não deve se comprometer com a criação desses programas, pois é uma atividade da comunidade. A organização sempre é, e provavelmente sempre vai ser, sobrecarregada com outras atividades.